نرم افزارهای حضور و غیاب؛ بهترین مسیر برای آغاز اتوماسیون کسب و کار شما

با توجه به تغییر تجارت در کل جهان، سازمان‌ها همواره به دنبال تطبیق خود با فضای رقابتی کسب وکار هستند. اتوماسیون فرآیندهای سازمان، یک استراتژی بلند مدت است و به معنی تغییر فوری همه چیز نیست. کارفرمایان برای خودکارسازی فرآیندهای خود از نرم ‌افزار BPMS استفاده می‌کنند تا وظایف و جریان‌های کاری را مدیریت کنند.

شاید اولین قدم برای تحول در کسب وکار، استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب باشد. مدیران تصمیم گرفتند برای نظارت بر شیفت و ساعت کاری پرسنل، با روش‌های سنتی و یا استفاده از برگه‌های اکسل خسته‌کننده خداحافظی کنند و تکنیک کارآمدتری را برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان در سازمان خود پیاده‌سازی کنند.

سیستم مدیریت حضور و غیاب، رفت و آمد افراد را به طور اتوماتیک ثبت می‌کند و باعث ایجاد نظم در سازمان می‌شود. با استفاده از این سیستم می‌توانید این امکان را برای کارکنان خود فراهم کنید تا در محل شرکت و یا از راه دور، از هر نقطه‌ای که هستند حضور خود را ثبت کنند.

با این حال انتخاب یک نرم‌افزار مناسب مدیریت حضور کارکنان ممکن است چالش‌برانگیز باشد. ما در این مقاله سعی کردیم در انتخاب بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب شما را راهنمایی کنیم.

مزایای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب در سازمان

نرم افزار حضور غیاب کارفرمایان را قادر می‌سازد تا گزارش‌های جامعی از حضور، غیبت، اضافه کار، اوقات بیکاری و تعطیلات کارکنان ثبت کنند. استفاده از این نرم ‌افزار بهره‌وری و کیفیت کار پرسنل را افزایش می‌دهد و برای مشاغل در هر اندازه مفید است زیرا در موارد زیر به کسب و کار کمک می‌کند:

• ثبت و محاسبه دقیق ساعت کار پرسنل
• ایجاد جدول زمانی به صورت خودکار
• حذف خطاهای پرسنل در ثبت ورود و خروج
• حذف یا کاهش خطاهای محاسبه حقوق و دستمزد
• به دست آوردن بینش در مورد زمان و هزینه پروژه
• بهینه‌سازی هزینه‌های نیروی کار
• بهبود بهره‌وری کارکنان

نرم‌افزار حضور و غیاب این امکان را به پرسنل می‌دهد که به جای صرف زمان و بررسی پرونده‌های متعدد، از وضعیت مرخصی و ساعت کاری خود آگاه شوند. همچنین این مزیت را دارد که در هر زمان به این اطلاعات دسترسی داشته باشند. از طرف دیگر وجود این نرم‌افزار در مجموعه باعث می‌شود که نظارت و مدیریت کارکنان به بهترین شکل ممکن اجرا شده و از کم کاری‌های احتمالی پرسنل کاسته شود.

4 نحوه انتخاب نرم افزار مناسب حضور و غیاب

ده‌ها نرم افزار حضور و غیاب با امکانات متفاوت وجود دارد. انتخاب نرم افزار مناسب برای تیم شما که قابل اعتماد و کارآمد باشد، احتمالا با پیچیدگی‌هایی همراه است. باید توجه داشته باشید که هر اندازه هم که یک سیستم ثبت ورود خروج و حضور غیاب پرسنل، حرفه‌ای، کامل و مقرون به صرفه باشد، اگر کاربری با آن راحت نباشد، خیلی زود کارایی خود را از دست می‌دهد. بنابراین در ادامه عواملی را بررسی می‌کنیم که در زمینه انتخاب نرم افزار حضور و غیاب موثر هستند:

1. ارزیابی نیازهای کسب و کار

قبل از این که به نرم‌افزارهای موجود در بازار نگاه کنید، نیازها و امکانات مد نظر برای نرم افزار حضور و غیاب خود را ارزیابی کنید. برخی از سوالاتی که باید بپرسید شامل این موارد می‌شود:

• نظارت به فعالیت کارکنان به یک مکان فیزیکی محدود می‌شود یا چند محیط کاری؟
• کارمندان من چند بار در روز یا ماه از شرکت خارج می‌شوند؟ (ماموریت‌های کاری)
• آیا من به یک پنل ورود و خروج موبایل نیاز دارم؟
• برنامه‌های دیگری که نرم افزار جدید باید با آن‌ها ادغام شود چیست؟
• آیا سیستم حقوق و دستمزد من خوب کار می‌کند یا باید یک سیستم حقوق و دستمزد جدید را نیز خریداری کنم؟

2. بررسی تخصص فنی تیم شما

باید در نظر داشته باشید که اعضای تیم شما چقدر برای استفاده و عادت به شروع با یک برنامه جدید آمادگی دارند. نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید باید استفاده آسان و رابط کاربری مرتبی داشته باشد و به کارمندان اجازه دهد از اپلیکیشن‌های موبایل نیز استفاده کنند.

3. هزینه مناسب نرم افزار

با توجه به زمان و نرم افزارهای حضور و غیاب متفاوت، هزینه می‌تواند یک فاکتور تعیین‌کننده باشد. از آن جایی که قبلا نیازهای خود را ارزیابی کرده‌اید، دقیقا می‌دانید که از برنامه چه می‌خواهید.

اکثر برنامه‌ها برای امکانات، مختلف قیمت متفاوتی دارند، اما برخی دیگر همه ویژگی‌های خود را در هر حالتی ارائه می‌دهند. باید توجه داشته باشید هزینه تمام شده هر نرم‌افزار، با توجه به تعداد کاربران متفاوت خواهد بود. پس قیمت هر کدام را بر اساس تعداد پرسنل خود محاسبه کرده و سپس آن‌ها را با هم مقایسه کنید تا ببینید کدام یک حداکثر بازگشت سرمایه (ROI) را به شما می‌دهد.

4. دارای ویژگی‌های منحصر به فرد

همه نرم‌افزارهای حضور و غیاب ویژگی‌های اساسی ثبت ورود و خروج را دارا هستند. با این حال، ویژگی‌های اضافی هستند که تفاوت‌ها را ایجاد می‌کنند. برخی از این ویژگی‌ها عبارتند از:

• ادغام با نرم‌افزار حقوق و دستمزد
• هشدارها و یادآوری‌ها
• مدیریت مرخصی کارکنان
• مدیریت اضافه کاری
• رعایت قوانین کار
• دارای GPS

نرم ‌افزار CRM پیام گستر؛ ایجاد بستری مناسب برای پیاده‌سازی نرم ‌افزار حضور و غیاب

نرم‌ افزار CRM امکان ثبت داده‌های پرسنل را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار وظیفه افزایش سرعت و دقت در فرآیندها را بر عهده دارد. پس از این که اطلاعات سامانه ورود و خروج ثبت شد، به بستری نیاز دارید تا این داده‌ها در بخش‌های مختلف مورد استفاده قرار بگیرند.

CRM پیام گستر تنظیمات زیادی دارد که می‌توانید آن‌ها را مطابق با نیازهای سازمان خود سفارشی کنید و ماژول‌های مورد نیاز خود را خریداری کنید. نرم افزار CRM پیام گستر (www.payamgostar.com)، بهترین نرم‌ افزار مدیریت پرسنل و ارتباط با مشتری است. از داده‌های این نرم ‌افزار استفاده کنید تا سیستم حضور و غیاب را در کسب و کارتان تعریف کنید.

همچنین می‌توانید از قابلیت تایم نگر پیام گستر در زمان دورکاری پرسنل استفاده کنید. با استفاده از این ماژول این امکان را دارید که گزارش‌های متنوعی مانند ساعت کارکرد به تفکیک وظایف، پیگیری‌ها، فرآیندها و قرارهای ملاقات کارکنان را دریافت کنید.